SEGRETERIE. Trasparenza e privacy: quale prassi seguire. Cosa va pubblicato all’albo? D.lgs. 14 marzo 2013, n. 33
Quando si parla di trasparenza ci si riferisce alla pubblicità di atti, documenti, informazioni e dati propri di ogni amministrazione. Lo scopo della pubblicazione di questi atti è quello di favorire il controllo sull’azione amministrativa, sull’utilizzo delle risorse pubbliche e sulle modalità con le quali le pubbliche amministrazioni agiscono per raggiungere i propri obiettivi.
Il Decreto di riferimento in materia di trasparenza per le Pubbliche Amministrazioni è il D.lgs 14 marzo 2013 n. 33. Questo ha indicato la disciplina unitaria della trasparenza amministrativa.
Il Garante, con le linee guida contenute nel Provvedimento del 15 maggio 2014, è intervenuto indicando la disciplina in materia di protezione dei dati personali nell’adempimento degli obblighi di pubblicazione sul web di atti e documenti.
Le linee guida del Garante distinguono gli obblighi di pubblicazione in:
- obblighi di pubblicazione per finalità di trasparenza (quelli previsti dal decreto trasparenza)
- obblighi di pubblicazione per altre finalità (contenuti in altre disposizioni di settore non riconducibili a finalità di trasparenza)
Le pubbliche amministrazioni NON possono pubblicare qualunque dato e informazione personale se non diversamente specificato dalla norma.
Dopo aver verificato la sussistenza dell’obbligo di pubblicazione del documento sul proprio sito web, le Pubbliche Amministrazioni procedono a verificare se vi sono dei presupposti per oscurare dallo stesso determinate informazioni.
Una Pubblica Amministrazione prima di pubblicare un documento dovrà individuare se esiste un termine di legge che legittima la diffusione del documento stesso, verificare caso per caso se sussistono i presupposti per l’oscuramento di alcune informazioni e la sottrazione all’indicizzazione dei dati sensibili (far sì che i motori di ricerca non possano reperire tali dati). I dati da oscurare sono quelli relativi agli stati di salute o le informazioni da cui si possa dedurre direttamente lo stato di malattia, handicap o patologie dei soggetti interessati.
Non si possono diffondere dati ulteriori rispetto a quelli per i quali è prevista la pubblicazione obbligatoria.
Ogni amministrazione, quindi, istituisce un proprio albo on-line raggiungibile dalla home page del sito istituzionale, il repertorio è gestito e conservato esclusivamente in ambiente digitale, la pubblicazione rappresenta ogni tipo di pubblicità salvo diverse indicazioni da parte dell’ordinamento giudiziario.
Il sistema informatico deve registrare i documenti in maniera sequenziale, in caso di disservizi garantire l’integrità dello stesso in tempi non superiori a sette giorni, consentire di ritrovare le informazioni dei documenti pubblicati, consentire il reperimento delle informazioni, da parte degli interessati, nel rispetto del trattamento dei dati personali.
La pubblica amministrazione deve quindi pubblicare i documenti garantendo l’autorevolezza e l’autenticità del documento pubblicato, che questi sia conforme all’originale, sia esso cartaceo che informatico, che vengano rispettati i valori giuridici degli atti pubblicati e che il documento pubblicato non sia alterabile e che questa inalterabilità sia garantita nel tempo.
