S-Desk: il registro digitale di nuova generazione

Di redazione

Le esigenze di docenti, dirigenti, personale ata e famiglie con figli in eta scolare soddisfatte da un unico software. S-Desk va difatti ben oltre il classico registro digitale e porta innovazione utile e concreta nelle scuole.

1. Come e da chi è nata l'idea di sviluppare un prodotto come S-Desk®?

Le idee di fondo sottese ad S-DESK® nascono dalla profonda convinzione che l’informatizzazione all’interno della scuola debba svilupparsi nell’ambito di una visione strategica complessiva. Siamo infatti convinti che le nuove tecnologie aggiungono valore solo se permettono una concreta ed efficiente riorganizzazione generale degli schemi gestionali. In altri termini: più processi organizzativi vengono coinvolti e semplificati con la digitalizzazione, più lo strumento informatico adoperato dimostra la sua reale utilità.
Inoltre S-DESK® intende favorire il dialogo tra tutti gli attori che agiscono nel vasto e complesso ambiente scolastico, snellendo e velocizzando processi di comunicazione sia interni che esterni.
Nella progettazione, non a caso, è stato coinvolto un team che comprende praticamente tutti gli stakeholder del progetto: dirigenti, docenti, personale ATA e famiglie con figli in età scolare.

2. Ci spiegate, in sintesi, come funziona il programma e quali sono le sue caratteristiche principali?

Come intuirete, occorrerebbe molto tempo per “raccontare” l’intero sistema. Volendo sintetizzare, comunque, possiamo dire che il software è stato progettato focalizzando l’attenzione sui tre componenti che costituisco l’asse vitale della gestione organizzativa, ovvero il protocollo, il registro digitale e la gestione dei documenti. Queste tre componenti, se ben interconnesse e coordinate tra loro, garantiscono un virtuoso binomio di efficienza ed economicità nella gestione delle procedure.
S-DESK® difatti consente a più soggetti di intervenire sui singoli processi, in remoto ed operando al contempo in coerenza con il proprio ruolo all’interno dell’organigramma professionale. Il sistema quindi modella i flussi di lavoro fondendo le disposizioni di legge con le esigenze di chi deve utilizzarlo.
Le funzionalità poi sono numerose: ci sono quelle collegate al registro digitale (reso esteticamente più gradevole e molto più intuitivo nell’utilizzo rispetto ai prodotti esistenti), quelle dell’auto compilazione dei moduli, quelle che interessano la trasmissione e la distribuzione dei documenti o ancora la pagella in formato digitale.

3. Sempre in termini di funzioni innovative pensate per favorire l’approccio paper-free, ci sarà anche qualche app per smartphone e tablet?

Certo e questo aspetto è proprio uno di quelli che ci rende più fieri di S-Desk®. Proprio in merito all’app, infatti, ne abbiamo sviluppata una per che permette l’alert in tempo reale inviato ai genitori in caso di assenza dei propri figli.

4. Addio alle vecchie modalità di comunicazione delle assenze alle famiglie, quindi?

Esatto ma non solo: addio anche (e soprattutto) ai costosi e poco ecologici libretti delle giustifiche. Ogni genitore potrà infatti sapere, con notifica ricevuta sul proprio telefono cellulare, se suo figlio non è entrato in classe. In più, abbiamo previsto anche la giustifica delle assenze tramite password identificativa, direttamente dallo smartphone o dal tablet. Tutti i documenti vengono difatti trasmessi attraverso il sistema su un’apposita area personale agevolmente accessibile da ogni genitore attraverso un semplice log-ing. Questo vuol dire che la scuola non deve impiegare né personale nella trasmissioni di e- mail, né tantomeno sostenere costi per invio degli ormai superati sms per comunicare con le famiglie.

5. E per le comunicazioni interne, invece?

Come detto, abbiamo pensato anche a questo aspetto fondamentale. Il sistema fornisce una reportistica immediata sulla fruizione delle diverse tipologie di permessi da parte di ciascun docente, consente a quest’ultimo la richiesta on line di permesso e la ricezione, sempre online, dell’autorizzazione del Dirigente; gestisce inoltre le attività collegiali, fornendo alla segreteria il report delle attività svolte da ciascun insegnante. L’elenco è ancora lungo ma siamo convinti di essere stati esaustivi nel presentare S-DESK®, un prodotto che si basa su un’expertise ventennale nel campo del software per la Pubblica Amministrazione, rispondendo a tutti i dettami del Nuovo Codice dell’Amministrazione digitale e a tutte le direttive dei DIGITPA(ex CNIPA), rispettando inoltre la normativa nazionale in termini di sicurezza.

6. Quindi possiamo dire che si tratta di un concreto esempio di dematerializzazione e digitalizzazione, che però porterà vantaggi importanti anche alle famiglie degli studenti.

Sicuramente l’adozione del sistema dà una svolta molto importante alla gestione organizzativa generale e di questo beneficeranno tutti coloro che operano nella scuola e tutti gli utenti destinatari dei servizi offerti dalle strutture scolastiche, ovvero studenti e famiglie.

7. Va bene, ma questo non è un mercato facile. Ci sono già diverse realtà che offrono prodotti come il vostro. Cosa ha in più e/o di diverso S-Desk® rispetto ai registri digitali conosciuti?

Il mercato offre soluzioni a nostro avviso ancora incomplete ed inadeguate, basate sull’idea che l’informatizzazione sia l’utilizzo di strumenti collettori di dati, con qualche funzionalità di visualizzazione. Come abbiamo già detto, invece, S-DESK® guarda a tutti i servizi che si possono offrire grazie al digitale ed implementa procedure efficienti per la realizzazione di tali servizi. Per esempio, il nostro software recepisce la nuova organizzazione degli istituti superiori e consente ad ogni singolo Istituto (pur nell’unitarietà della gestione) di fare riferimento alla propria identità.
Ciò diviene di particolare rilevanza per gli Istituti Comprensivi che hanno in sé più ordini di scuola. Ogni singolo utente, infatti, autenticandosi avrà a disposizione una interfaccia diversa a seconda della tipologia di istituto cui afferisce.
Inoltre ripetiamo che il registro digitale è solo una delle componenti: il sistema propone, in una soluzione integrata, anche il protocollo e la gestione dei documenti, facendo “dialogare” tra loro queste tre componenti per offrire una gamma di servizi ad oggi assenti nel panorama dei prodotti per la scuola.

8. I produttori dei software esistenti, offrono comunque affidabilità ed assistenza dedicata. S-Desk® riesce a fare lo stesso? E se sì, come?

S-DESK® garantisce, a prezzi altamente competitivi, la formazione al personale docente e al personale di segreteria, assistenza on Line, assistenza telefonica e form di richiesta specifica. Praticamente l’utente è libero di fruire della modalità che gli è maggiormente consona e riceverà sempre la giusta attenzione da parte di personale qualificato. Inoltre nel canone di assistenza tecnica sono inclusi tutti gli aggiornamenti che la normativa potrà eventualmente imporre. Insomma: abbiamo studiato tutto nei minimi particolari, per evitare ogni disagio e/o brutta sorpresa.

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