Iscrizioni alunni 2018/19, cosa devono fare scuole e segreterie? Moduli iscrizione, scuola in chiaro, privacy. Tutte le indicazioni
Il Miur ha pubblicato la Circolare n. 14659 del 13/11/2017 sulle iscrizioni degli alunni alle scuole dell’infanzia e alle scuole di ogni ordine e grado.
Vediamo in questa scheda quali incombenze gravano sulle segreterie scolastiche relativamente alle operazioni propedeutiche alle iscrizioni online, soffermandoci sulla pertinenza o meno delle eventuali informazioni aggiuntive richieste e sull’informativa riguardante il trattamento dei dati personali.
PREMESSA
Le iscrizioni sono effettuate online per le classi iniziali di: scuola primaria, scuola secondaria di primo e secondo grado statali; percorsi di istruzione e formazione professionale erogati in regime di sussidiarietà dagli istituti professionali.
Le iscrizioni presso le scuole paritarie e i centri di formazione professionale accreditati dalle Regioni sono effettuate online, solo se le istituzioni in questione hanno aderito, su base volontaria, alla modalità telematica.
Le iscrizioni alla scuola dell’infanzia sono effettuate in modalità cartacea (tale modalità riguarda anche altri percorsi scolastici).
Le iscrizioni vanno effettuate dal 16 gennaio al 6 febbraio 2018.
ADEMPIMENTI SCUOLA
Aggiornamento informazioni su “Scuola in Chiaro”
Le istituzioni scolastiche, prima dell’avvio delle iscrizioni, devono effettuare, come suddetto, alcune operazioni propedeutiche alle medesime.
Le scuole devono innanzitutto aggiornare le informazioni che le contraddistinguono sul portale “Scuola in Chiaro”, ove le famiglie possono prendere visione della qualità dell’offerta formativa delle varie istituzioni scolastiche tra cui scegliere.
L’aggiornamento dei dati e delle informazioni avviene tramite l’apposita funzione “Scuola in Chiaro”, presente sul portale SIDI nell’Area “Rilevazioni”.
Modulo di iscrizione: parte generale e parte personalizzabile con ulteriori informazioni
Le scuole provvedono alla redazione del proprio modulo di iscrizione on line.
Il modulo è articolato in due parti: una generale e una che può essere personalizzata.
La parte generale è uguale per tutte le scuole e contiene i dati anagrafici degli alunni.
La parte personalizzabile contiene la richiesta di alcune informazioni aggiuntive rispetto a quelle della parte generale di competenza del Miur.
La redazione e l’eventuale personalizzazione del modulo si effettuano seguendo il percorso “Iscrizioni on line” sul portale SIDI.
Le informazioni aggiuntive possono riguardare sia l’alunno che la famiglia e devono essere utili a fornire ulteriori servizi agli studenti in base al PTOF e alle risorse disponibili.
La richiesta di ulteriori informazioni va effettuata nel rispetto di quanto previsto dal D.lgs. n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e dal DM n. 305/2006 “Regolamento recante identificazione dei dati sensibili e giudiziari trattati e delle relative operazioni effettuate dal Ministero della pubblica istruzione, in attuazione degli articoli 20 e 21 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196”. A ciò si aggiungano le indicazioni fornite dal Garante per la protezione dei dati personali con il parere n. 563 del 12 dicembre 2013.
Alla luce della normativa sopra riportata e delle indicazioni del Garante, le ulteriori informazioni richieste nel modulo di iscrizione devono essere strettamente pertinenti e non eccedenti rispetto a ciascuno specifico obiettivo che si intende perseguire e che sia inserito nel PTOF.
Sono pertinenti e non eccedenti le informazioni attinenti e correlate alla finalità considerata (ossia all’obiettivo da conseguire).
La pertinenza e la non eccedenza delle informazioni richieste, inoltre, va verificata tenendo conto delle notizie già in possesso della scuola, per cui se queste ultime sono sufficienti al raggiungimento dell’obiettivo non ne vanno richieste altre (informazioni).
La Circolare, facendo riferimento alla nota Miur n. 2773 dell’1 aprile 2015, indica come eccedenti e non pertinenti le informazioni relative al titolo di studio e alla professione dei genitori degli alunni.
Sul portale SIDI, nell’area raggiungibile tramite il percorso “Iscrizioni on line”, è riportato un elenco di informazioni (sull’alunno e/o sui genitori) pertinenti e non eccedenti, che possono essere richieste e aggiunte nel modulo di iscrizione. Alle informazioni presenti nell’elenco, fermo restando i principi di pertinenza e non eccedenza, le scuole possono aggiungerne altre.
Informazioni ulteriori sull’alunno (sul SIDI)
Informazioni ulteriori genitori (sul SIDI)
Predisposto il modulo con eventuali ulteriori informazioni, la scuola lo rende disponibile ai genitori sul sito dedicato.
Informativa trattamento dati personali
Le scuole forniscono alle famiglie l’informativa prevista dall’articolo 13 del Codice in materia di protezione dei dati personali.
Le famiglie devono essere informate, ai sensi del predetto articolo 13, su:
a) le finalita’ e le modalita’ del trattamento cui sono destinati i dati;
b) la natura obbligatoria o facoltativa del conferimento dei dati;
c) le conseguenze di un eventuale rifiuto di rispondere;
d) i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualita’ di responsabili o incaricati, e l’ambito di diffusione dei dati medesimi;
e) i diritti di cui all’articolo 7;
f) gli estremi identificativi del titolare e, se designati, del rappresentante nel territorio dello Stato ai sensi dell’articolo 5 e del responsabile. Quando il titolare ha designato piu’ responsabili e’ indicato almeno uno di essi, indicando il sito della rete di comunicazione o le modalita’ attraverso le quali e’ conoscibile in modo agevole l’elenco aggiornato dei responsabili. Quando e’ stato designato un responsabile per il riscontro all’interessato in caso di esercizio dei diritti di cui all’articolo 7, e’ indicato tale responsabile.
Per le iscrizioni on line, l’informativa deve essere visualizzata prima dell’accesso alle pagine del modello di iscrizione e un flag ne deve registrare la presa visione.
Per le iscrizioni in modalità cartacea, l’informativa deve essere allegata al modello cartaceo di iscrizione.
L’informativa può essere pubblicizzata anche tramite pubblicazione sul sito web della scuola.
E’ contemplata, infine, la possibilità di conservare i moduli di iscrizione di alunni che, pur avendo presentato la domanda, non si sono poi iscritti. La conservazione dei moduli è prevista soltanto per le finalità indicate dalla normativa di settore e per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per cui sono stati raccolti (art. 11 del suddetto Codice).
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