Scuole e conservazione documenti in formato digitale: cosa prevede la normativa

di Patrizia Del Pidio

Quali sono gli obblighi delle istituzioni scolastiche legati alla conservazione dei documenti in formato digitale? Tali obblighi sono assegnati dal Codice dell’Amministrazione Digitale, poiché le istituzioni scolastiche sono delle PA.

Quali sono gli obblighi delle istituzioni scolastiche legati alla conservazione dei documenti in formato digitale? Tali obblighi sono assegnati dal Codice dell’Amministrazione Digitale, poiché le istituzioni scolastiche sono delle PA.

I limiti temporali per la conservazione delle documentazioni degli Archivi è regolata da una circolare della Direzione Generale per gli Archivi del Ministero per i Beni e le attività, la 28/2008. Tale circolare ha ridefinito i limiti temporali della conservazione dei documenti degli archivi degli Istituti scolastici.

Va sottolineato che l’archivio va tenuto ordinato, conservato correttamente in sicurezza, senza danni, integro, curato con la giusta manutenzione e non adibito ad usi incompatibili con il suo carattere . Per ordinare un archivio ogni ente deve utilizzare gli strumenti indicati dalla legge che sono: registrazione di protocollo, classificazione, piano di conservazione e di scarto, manuale di gestione.




E’ l’articolo 50 del DPR 445/2000 che obbliga le pubbliche amministrazioni, e quindi le istituzioni scolastiche, a sostituire i registri cartacei di protocollo con una gestione informatica del protocollo e dei procedimenti amministrativi, anche se l’archivio rimane cartaceo o misto.

Considerato troppo oneroso conservare illimitatamente l’archivio esso è sottoposto periodicamente a una selezione razionale che va disciplinata nel piano di conservazione.

L’obbligo non prevede il termine generico di 10 anni, imposto ad esempio agli imprenditori, per conservare i documenti, ma lo scarto dei documenti è autorizzato dalla Soprintendenza archivistica.

Per quanto riguarda, invece la conservazione dei documenti, essa è definita in una tabella in cui è associato un tempo minimo di conservazione per ogni tipologia di documenti.

Tabella con i tempi di conservazione per ogni tipologia di documento in formato PDF 

 

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